SharePoint Office365 là một nền tảng phần mềm được phát triển bởi Microsoft, được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp để quản lý thông tin, hợp tác và chia sẻ tài liệu. Nó là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm “SharePoint” và những tính năng, lợi ích của nó trong môi trường doanh nghiệp.
Phần 1: SharePoint Office365 là gì?
SharePoint Office365 là một hệ thống quản lý nội dung và cộng tác dựa trên web, cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu lên đến 25TB giúp quản lý và chia sẻ thông tin và tài liệu trong tổ chức một cách hiệu quả. Được phát triển bởi Microsoft, nó là một nền tảng tích hợp với hệ thống Office 365 và được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook.
Phần 2: Tính năng của SharePoint Office365
Tính năng của SharePoint Office365 có thể được tóm tắt theo các khía cạnh quan trọng sau:
2.1. Quản lý nội dung
SharePoint Office365 cung cấp một hệ thống quản lý nội dung mạnh mẽ, cho phép tổ chức lưu trữ, tổ chức và quản lý nội dung đa dạng như tài liệu, trang web, danh sách, và thư viện. Điều này giúp tổ chức duyệt xem, tìm kiếm và truy cập thông tin một cách hiệu quả.
2.2. Quản lý quy trình làm việc
SharePoint Office365 cung cấp tính năng tạo và quản lý quy trình làm việc, bao gồm cả quy trình làm việc phê duyệt và quy trình làm việc tự động. Điều này giúp tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình công việc, cải thiện hiệu suất và đảm bảo tuân thủ quy trình.
2.3. Chia sẻ và cộng tác
SharePoint Office365 tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ nội dung và cộng tác với người khác bằng cách cung cấp các tính năng như hộp thư đến nhóm, trang web nhóm và ứng dụng cộng tác. Điều này thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong tổ chức.
2.4. Tìm kiếm
SharePoint Office365 cung cấp tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, bao gồm tìm kiếm toàn văn và tìm kiếm nâng cao. Điều này giúp người dùng tìm thấy thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa quy trình tìm kiếm.
2.5. Biểu đồ và báo cáo
SharePoint cung cấp khả năng tạo và xem biểu đồ và báo cáo để theo dõi hiệu suất và đánh giá dự án. Các báo cáo này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về tiến độ dự án, tài nguyên sử dụng và kết quả đạt được.
2.6. Tích hợp
SharePoint có khả năng tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Office và Microsoft Azure. Điều này giúp tổ chức tận dụng sự liên kết giữa các sản phẩm Microsoft để tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý thông tin, và phân tích dữ liệu.
Như vậy, SharePoint không chỉ là một nền tảng quản lý nội dung mạnh mẽ mà còn là một công cụ toàn diện cho việc quản lý thông tin, quy trình làm việc, hợp tác và phân tích dữ liệu trong tổ chức.
Phần 3: Lợi ích của SharePoint:
3.1. Tăng năng suất:
SharePoint có thể giúp người dùng tăng năng suất bằng cách cung cấp các công cụ và tính năng để quản lý nội dung, chia sẻ và cộng tác. Nhờ sự tiện lợi của nền tảng này, công việc có thể được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.
3.2. Cải thiện hợp tác:
SharePoint có thể giúp cải thiện hợp tác bằng cách cung cấp các tính năng để chia sẻ nội dung và cộng tác với người khác. Việc chia sẻ thông tin, tài liệu và dự án dễ dàng hơn giúp tạo môi trường làm việc nhóm tích cực và đẩy mạnh ý tưởng sáng tạo.
3.3. Bảo vệ dữ liệu:
SharePoint cung cấp các tính năng để bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như kiểm soát truy cập và mã hóa. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng của tổ chức được bảo vệ an toàn khỏi các mối đe dọa bảo mật và truy cập trái phép.
3.4. Tuân thủ quy định:
SharePoint có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định, chẳng hạn như quy định bảo mật và quy định lưu trữ dữ liệu. Các tính năng bảo mật và quản lý dữ liệu giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ các quy định ngành.
SharePoint không chỉ giúp tăng năng suất và cải thiện hợp tác mà còn đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin và đảm bảo tuân thủ quy định, giúp tổ chức đạt được hiệu suất cao và duy trì tính đáng tin cậy trong quản lý dữ liệu và quy trình làm việc.
Phần 4: Cách tạo Sharepoint trên office365
Bước 1: Đăng nhập vào Tài khoản Office 365
- Để tạo SharePoint bạn cần phải là admin hoặc tài khoản nằm trong 1 tổ chức (ví dụ như trường học hoặc công ty).
- Mở trình duyệt web và truy cập vào trang Office 365 (https://www.office.com).
- Đăng nhập bằng tài khoản Office 365 của bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải có quyền quản trị hoặc quyền tạo trang SharePoint.
Bước 2: Truy cập vào SharePoint
Sau khi đăng nhập, nhấn vào biểu tượng menu bên góc trên bên trái để mở menu các ứng dụng. Trong danh sách các ứng dụng và dịch vụ, tìm và nhấp vào biểu tượng “SharePoint”.
Bước 3: Tạo Trang SharePoint
Trên trang SharePoint, bạn sẽ thấy thanh công cụ ở phía trên. Nhấp vào biểu tượng “Tạo site” hoặc “Tạo site và nội dung trang,” tùy thuộc vào phiên bản SharePoint bạn đang sử dụng.
Tại bảng hiển thị lên bạn nhấn vào Site nhóm sau đó nhập tên site và mô tả site và ấn tiếp tục
Sau khi ấn tiếp tục sẽ hiện thêm 2 trường là địa chỉ site và ngôn ngữ site, bạn vui lòng nhập thông tin và ấn hoàn tất
Bước 4: Tùy chỉnh Trang SharePoint
Tùy chỉnh trang SharePoint mới bằng cách thêm nội dung, danh sách, thư viện tài liệu và các tính năng khác mà bạn cần. Sử dụng các tùy chọn cài đặt để điều chỉnh cách trang web hoạt động và hiển thị.
Phần 5: câu hỏi thường gặp
SharePoint Office365 có thể lưu trữ tối đa bao nhiêu dữ liệu?
Tùy vào từng tổ chức, SharePoint Office365 sẽ có thể cho phép lưu trữ tối đã 1-25TB dữ liệu.
SharePoint Office365 có thể chia sẻ file ra bên ngoài không?
SharePoint có thể chia sẻ file cho các thành viên trong tổ chức, còn có thể chia sẻ ra bên ngoài hay không thì phụ thuộc vào admin của tổ chức.
Tài khoản Office365 của sinh viên có thể tạo SharePoint Office365 không?
Tài khoản Sinh viên của các trường đại học có thể tạo được Sharepoint, tuy nhiên nó có thể bị khóa bởi người quản trị, nếu bạn không tạo được thì có thể liên hệ với người quản trị hệ thống.
Trong tóm tắt, SharePoint là một nền tảng quản lý nội dung và cộng tác mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách cải thiện hiệu suất làm việc, quản lý thông tin hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác trong tổ chức. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình làm việc và quản lý thông tin trong tổ chức của mình, SharePoint có thể là giải pháp phù hợp.
Các bạn có thể xem thêm chuyên mục Kiến thức để tìm hiểu nhiều kiến thức hay tại dây
